Personvernærklæring

Innleding

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Behandlingsansvarlig

Lokomotivpersonalets Forening Oslo er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som beskrives her. Leder i Lokomotivpersonalets Forening Oslo er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Lokomotivpersonalets Forening Oslo.

Hvilke behandlinger av personopplysninger gjør vi?

Påmeldingsopplysninger

Lokomotivpersonalets Forening Oslo behandler personopplysninger om påmeldte som er nødvendig for din deltakelse og din aktivitet på jernbanekonferansen.no. Registrering av personopplysninger er en forutsetning for deltakelse.

Blant opplysningene som kan behandles er:

• navn
• fødselsdato/nummer
• kontaktinformasjon
  • adresse
  • telefon
  • epostadresse
• forening
• forbund
• arbeidsgiver
• betalingskrav

Opplysninger om andre personer

Lokomotivpersonalets Forening Oslo behandler også personopplysninger for personer som registreres i systemer uten deltakelse. Det kan f.eks. være foresatte eller personer som påtar seg en rolle hos oss og som ikke forutsetter deltakelse eller medlemsskap i foreningen.

Nettsider og sosiale media

Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra oss. Dette er frivillig og innebærer at du jevnlig mottar e-post med de nyhetsbrevene du har valgt å abonnere på. For å kunne sende nyhetsbrevene til riktig person er det nødvendig å registrere seg med navn og e-postadresse.

Disse opplysningene lagres i en egen database og vil ikke bli videreformidlet til andre. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er det samtykke du gir ved påmeldingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for denne bruken av dine kontaktopplysninger gjennom avmeldingsfunksjon i nyhetsbrevet. Du vil da bli slettet, med all din kontaktinformasjon, fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.

Mottakere av personopplysninger

Informasjonskapsler på nettsider («Cookies»)

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjon om din bruk av våre nettsider lagres i en informasjonskapsel på din datamaskin/enhet. Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av informasjonskapsler krever at den besøkende er informert om at informasjonskapslene brukes og har samtykket til dette. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

Informasjonskapselen er innstilt til å slettes automatisk etter [2 uker] hvis du ikke returnerer til nettstedet.

På jernbanekonferansen.no kan du kommentere under innlegg. Din IP-adresse, ditt oppgitte navn og din epostadresse blir da lagret, og brukes til å hindre useriøse kommentarer og til å kunne varsle deg på epost om nye kommentarer (frivillig funksjon). IP- og epostadressen blir ikke synlig for andre besøkende.

Hvis du retter en henvendelse til Lokomotivpersonalets Forening Oslo via nettsidene, for eksempel sender oss en e-post, også via kontaktskjema, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, for eksempel navn og e-postadresse. Lokomotivpersonalets Forening Oslo har avtale med ulike tredjepart databehandlere, som innebærer forbehold om konfidensialitet med hensyn på blant annet personopplysninger. Eksempler:

• Nettvendt IT-ing Sparhell (drift av nettsted)
• Automattic Inc, USA (abonnementer på innlegg, besøksstatistikk)
• Mailpoet (nyhetsbrev)
• Proisp As (webhotell)

Alle innen EU/EØS der annet ikke er angitt. Disse foretakene har for øvrig egne personvernerklæringer.

Vi benytter statistikk- og analyseverktøy for å måle og studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettstedet. Opplysningene som samles inn brukes til å forbedre brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettstedet.

Avidentifisering og sletting av data

Vi har en plan for når en person kan slettes i våre systemer. Ulike lover stiller krav til vår oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til oss er avsluttet. Eksempler på dette er i forbindelse roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.

Før data blir slettet vil det også være aktuelt å lagre disse i pseudonymisert[1] form for at vi skal kunne bruke basisopplysninger som f.eks. arbeidsgiver, landsdel, forening og annet som grunnlag for statistisk analyse av f.eks. påmeldingshistorikk, utvikling og frafall eller endring over tid.

For personer som ikke omfattes av slike forhold, vil data bli slettet ett år etter at forholdet til oss er avsluttet. Vi kan på forespørsel gi nærmere opplysninger om sletterutinene.

[1] Pseudonymisering er behandling av personopplysninger på en slik måte at personopplysningene ikke lenger kan knyttes til en bestemt person uten bruk av tilleggsopplysninger, forutsatt at nevnte tilleggsopplysninger lagres atskilt og omfattes av tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at personopplysningene ikke kan knyttes til en identifiserbar fysisk person. Vi vil kunne bruke slike avidentifiserte data i forbindelse med statistikk og analyse knyttet til f.eks. deltakelsesutvikling (tilgang/frafall) over tid med hensyn til arbeidsgiver, forening og geografi.

Dine rettigheter

Vår behandling av personopplysninger er regulert av ny personopplysningslov og -forskrift, samt EUs personvernforordning som vil gjelde som norsk lov gjennom EØS. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven og personvernforordningens kapittel III. Nedenfor står noen av de mest sentrale rettighetene:

Innsyn

Enhver kan kreve å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom du er registrert i våre systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilken kilde personopplysningene stemmer fra, i de sammenhenger data ikke er gitt av deg selv. Det gis innsyn i en samlet oversikt av opplysninger basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Retting

Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at vi skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.

Vi skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn.

Protest – Begrensning

Dersom det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller at vi behandler personopplysninger vi ikke har grunnlag for å behandle, har du rett til å kreve at vi retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette. Du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i den perioden vi bruker til å kontrollere riktigheten av behandlingen.

Trekke samtykke – Sletting

Dersom behandlingen av dine persondata er basert på avgitt samtykke, kan du trekke ditt samtykke når du ønsker. Vi vil da slette dine persondata med mindre vi har lovhjemmel for å ivareta informasjon av hensyn til arkivformål i allmennhetens interesse eller andre lovhjemler. Når du trekker ditt samtykke innebærer det at ditt forhold til oss avsluttes, og at f.eks. roller og verv du har avsluttes. Når samtykket trekkes påvirker det ikke lovligheten av den behandling som har vært utført frem til samtykkes trekkes tilbake.

Dataportabilitet

Du har rett til å be om utlevering av dine persondata i et maskinlesbart format for å kunne ta disse med til tredjepart. For utlevering av data i slik form vil dette skje basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Kontaktinformasjon

Lokomotivpersonalets Forening Oslo
Møllergata 10
0179 Oslo

Epost: post@jernbanekonferansen.no

Klage

Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på datatilsynet.no.